Maksukalenteri excelissä. Maksukalenterijärjestelmän kehittämisen päävaiheet. Käyttäjien käyttöoikeuksien hallinta

Nykyään yrityksen kassavakojen syntyminen riippuu pitkälti siitä, kuinka tarkasti yrityksen talousjohtaja osaa laatia maksukalenterin. Käytännössä testattuja reseptejä on useita. Kerromme artikkelissa, mitkä yrityksen maksukalenterin kohdat on tärkeää varata ja toimittaa mallimaksukalenteri.

Rekisteröi maksut maksukalenterissa

Tärkeä osa työntekijää maksukalenteri– suunniteltujen maksujen rekisteri. Tämä asiakirja annetaan pääsääntöisesti talous- tai pääjohtajalle allekirjoitettavaksi. Lisäksi ihannetapauksessa maksurekisteri ei sisällä vain sellaisia ​​vakiosarakkeita kuten maksupyynnön päivämäärä, tili- ja sopimusnumerot, vastapuolen nimi ja maksettava summa, vaan myös useita lisäkenttiä, jotka auttavat maksupyynnön johtajaa. Treasury-osasto (tai talousjohtaja, jos tällaista rahoitustoimintoa ei ole osoitettu) luomaan maksukalenterin, nimittäin:

• budjettikohdan nimi , jonka sisällä maksu suoritetaan. Yksi perinteisistä maksupyyntöjen hyväksymismenettelyistä on talousarvion noudattamisen tarkistaminen. On paljon helpompaa tehdä tällainen tarkistus ei erillisen hakemuksen, vaan maksurekisterin perusteella. Tätä varten jokaisen ilmoitetun maksun kohdalla olisi perusteltua ilmoittaa budjettikohdan nimi;
• maksulähde – osoittaa, miltä käyttötililtä (miltä kassalta) rahat on tarkoitus maksaa hakemuksen mukaan. Ilman tätä maksukalenteria laadittaessa on vaikea suunnitella päivän alun ja lopun saldoja yrityksen käyttötilien yhteydessä;
• valtuutus – lisäkyltti, joka kuvaa hakemuksen tilaa: hyväksytty vai ei sovittu. Tämä kenttä voidaan muuten jakaa useaan osaan esimerkiksi hyväksyntään osallistuvien vastuuhenkilöiden tehtävien perusteella. Tämän seurauksena talousjohtaja, joka sai maksurekisterin allekirjoitettavaksi viikon alussa (tai edellisen lopussa), näkee selvästi, mitkä hakemukset hyväksyttiin edellisissä vaiheissa ja mitkä ovat vielä hyväksymättä. ja kenen toimesta;
• hakemuksen täytäntöönpanon tosiasia – kenttä, jossa on huomautus siitä, onko hakemus maksettu vai ei, sekä maksupäivämäärä. Aloittaja saa tarvittaessa nopeasti tietoa hakemuksensa tilasta ja talousjohtaja voi nopeasti päivittää maksukalenterin kirjaamalla siihen ne maksut, jotka on jo suoritettu tällä viikolla.

Hakemusten keräämistä ja käsittelyä koskevat säännöt

Voimme sanoa sen turvallisesti maksukalenterin laatiminen, mikään luotettava ei toimi ensi viikolla, jos yrityksellä ei ole maksusääntöjä. Aina löytyy osastopäälliköitä, jotka vaativat tämän tai toisen laskun välitöntä maksamista. Ja tämä siitä huolimatta, että käytännössä äärimmäisen harvoin tulee tilanteita, joissa tiettyjen maksujen tarvetta ei voida ennakoida vähintään viikkoa etukäteen. Useimmiten "kiireellisyys" on syy yksittäisten työntekijöiden unohtamiseen ja huolimattomuuteen, mikä on yksinkertaisesti mahdotonta hyväksyä rahan suhteen. Maksusäännöt määrittelevät hakemusten täyttösäännöt, hyväksymismenettelyn sekä hakemuksen jättämisen määräajat ja käsittelyajan. Esimerkiksi hakemuksen muodostaminen maksun aloittajan toimesta ja sen hyväksyminen osastopäällikön toimesta - joka maanantai ennen klo 16.00, käteisen antaminen sovittujen hakemusten mukaan - keskiviikko, torstai, perjantai klo 11.00 jälkeen; ei-käteinen maksu ensisijaisille hakemuksille - joka torstai klo 14.00 asti jne.

Maksujen suorittamista koskevat säännöt Hyväksytty yrityksen pääjohtajan määräyksellä ja saatettu kaikkien työntekijöiden tietoon. Maksusäännöissä tärkeintä on muuten kiinnittää erityistä huomiota siihen, miten hakemus käsitellään, jos sen jättöaikaa rikotaan tai budjettikohdan raja ylittyy. Tämä ei ainoastaan ​​määritä toimintatapoja odottamattomissa tilanteissa, vaan myös motivoi ihmisiä noudattamaan määräyksiä tiukemmin. Jos esimerkiksi hakemuksen jättämisen määräaika myöhästyy ja tätä tapausta koskevat määräykset edellyttävät yhteydenpitoa talous- tai pääjohtajan kanssa, tämä on valtaosalle työntekijöistä vakava kannustin jatkaa ilmoittamista rahoituspalvelulle kaikista maksuista. etukäteen. Voit ladata maksusäännöt artikkelin lopusta.

Suunnittelemme varojen vastaanottamisen maksukalenteria laadittaessa

Paradoksaalisesti vaikeinta on suunnitella maksukalenteriin saapuvien varojen määrä päivässä. Useimmiten ne toimivat seuraavasti. Kassavirtabudjettiin suunnitellut tulot jaetaan kuukauden työpäivien määrällä ja saatu luku kirjataan maksuaikataulu yhden päivän tulevana kassavirtana. Todellisuudessa muuta ratkaisua ei ole, varsinkaan jos puhutaan vähittäisasiakkaiden kanssa ilman esisopimuksia tekevästä yrityksestä. Mutta tämä on otettava huomioon maksuja suunniteltaessa. Esimerkiksi yrityksellä on tilisaldot päivän alussa 150 tuhatta ruplaa, ja 300 tuhatta ruplaa odotetaan saapuvan. Näiden tietojen perusteella on tarkoitus maksaa laskuja 450 tuhatta ruplaa. Tämän seurauksena käy ilmi, että suunnitelluista 300 tuhannesta ruplasta vain 200 tuhatta ruplaa saatiin pankkipäivän loppuun mennessä. Ja koko maksukalenteri pitää tehdä uusiksi. Lisäksi käyttötilien saldot suunniteltiin nollaksi, ja yrityksellä on pankin kanssa sopimus, jonka mukaan se sitoutuu ylläpitämään tilin vähimmäissaldoa - 10 tuhatta ruplaa. Alla olemme tarjonneet esimerkki maksukalenterista.

On parempi määrittää etukäteen, mikä osuus vastaanotettavaksi suunnitelluista varoista voidaan käyttää tiettyjen laskujen maksamiseen. Useimmiten tämä tehdään asiantuntevasti, yrityksen kokemuksen tai varainvirtojen analyysin perusteella. Lisäksi maksusäännöissä on parempi määrittää etukäteen jokaisen työpäivän lopussa vakuutussaldon suuruus, joka otetaan huomioon maksukalenteria laadittaessa.

Ja kaiken lisäksi ei olisi turhaa sisällyttää maksukalenteriin tietoja yrityksen olemassa olevista nostamattomista luottolimiiteistä. Nämä tiedot voidaan ilmoittaa esimerkiksi samassa paikassa kuin tiedot saapuvista saldoista. Tässä tapauksessa tiedot yrityksen taloudellisista mahdollisuuksista maksukalenterissa esitetään mahdollisimman täydellisesti, ja talousjohtaja pystyy hallitsemaan käytettävissä olevia resursseja tehokkaammin.

Prioriteetin määrittäminen, jos ei ole rahaa kaikkien laskujen maksamiseen

Nykyään monille yrityksille on varsin tyypillistä, että käytettävissä olevat varat eivät riitä kaikkien hyväksyttyjen hakemusten maksamiseen. Yleensä tämä johtaa tapaamiseen kaikkien osastojen päälliköiden kanssa keskustellakseen siitä, mitkä maksut voidaan lykätä. Tällaiseen menettelyyn kuluu paljon aikaa ja vaivaa. Voit hallita rahaa nopeammin, jos jokaisessa hakemuksessa on ilmoitettu maksun prioriteetti ja sopimuksen mukainen maksuaika. Näiden tietojen avulla talousjohtaja voi itsenäisesti tehdä päätöksiä tiettyjen maksujen siirtämisestä myöhempään ajankohtaan. Palkkarästit budjetille ja pankeille maksetaan pääsääntöisesti ensin takaisin. Toinen prioriteetti on keskeiset vastapuolet, joiden kanssa katkeaminen uhkaa yritystä tuotannon pysäyttämisellä tai merkittävillä seuraamuksilla. Kolmas prioriteetti on kaikki muut maksut.

Muuten, jotta maksamattomien pyyntöjen seuranta olisi helpompaa, on parempi paitsi ilmoittaa toteutus (tai pyynnön suorittamatta jättäminen), myös antaa maksukalenterissa sen lisäksi klassinen maksujen jako kustannuserien mukaan, myös analytiikka vastapuolittain. Helpoin tapa on luoda maksukalenteri Excelissä. Jos luotu maksukalenteri Excelissä, riittää, kun syötät ylimääräisen sarakkeen vastaanottajan ilmoittamiseksi. Tämän seurauksena on mahdollista saada nopeasti näkyviin luettelo velallisista, jotka on maksettava lähitulevaisuudessa.

Maksukalenterin toteutus

Kun maksukalenteri on koottu, ei tarvitse muuta kuin päivittää se. Tämä tehdään pääsääntöisesti päivän päätteeksi pankki-asiakas-järjestelmän otteen perusteella. Suunniteltujen tietojen sijaan maksukalenteriin kirjataan tiedot tosiasiallisesti suoritetuista maksuista, kuiteista ja mikä tärkeintä saldoista. Tarvittaessa on mahdollista tarjota mahdollisuus päivittäiseen analysointiin suunniteltujen arvojen poikkeamia todellisista. Mutta yleensä tällainen analyysi on perusteltua viikon tulosten perusteella.

Toinen vivahde, joka kannattaa ottaa huomioon laadittaessa maksukalenteria yritykselle, on tehdä suurennettu suunnitelma tuloista ja maksuista, jaettuna viikoilla (ei päivillä) tulevalle kuukaudelle. Tämä auttaa sinua navigoimaan paremmin tulevissa maksuissa, varsinkin jos osa niistä on jo lykätty varojen puutteen vuoksi.

Katso videolta lisätietoja maksukalenterin luomisesta ja sen käyttämisestä. Elena Mitrofanova, IBS:n ​​OFER-projektien johtaja, kertoo tarinan. Hän toimitti myös mallimaksukalenterin.

Video

Luvussa 19 käsitelty kokonaiskassavirtataulukko palvelee enemmän päivittäisen kassavirran (DC) ja kassasaldon (CF) näyttämiseen, jonka mukaan, mikäli ne ovat riittämättömiä, voidaan laskea lainattujen varojen hinta. Talousosaston asiantuntijat ajattelivat päinvastaista ongelmaa - näiden kassavirtojen yksityiskohtien tai analytiikan puutetta yhden pankkipäivän yhteydessä. Tällainen yksityiskohta on välttämätön meneillään olevien käteiskaupan analysoimiseksi ja tarvittaessa mahdollisten ongelmien korjaamiseksi tehtyjen johdon päätösten myöhempien muutosten tekemiseksi. Siksi kassavirran ennustemallia päätettiin täydentää toisella laskentataulukolla, jossa on maksukalenteritaulukko, joka näyttää:

• DS-saldo jokaisen päivän alussa;
• DS:n vastaanottaminen ja poisto kunkin päivän aikana sekä kokonaisvirtana että kirjanpidonsa hallinnointierien yhteydessä;
• päivän nettokassavirta DS:n vastaanoton ja poiston välisenä erotuksena;
• DS:n vastaanottaminen ja poistaminen suoriteperusteisesti päivässä;
• DS:n kuukauden kokonaisliikevaihto kaikista johdon kirjanpidon eristä.

Itse maksukalenterin strateginen tarkoitus on löytää pullonkauloja yksityiskohtaisista DS-virroista ja mahdollisuuksien mukaan poistaa ne. Koko kuukauden positiivinen virtaus voi todellakin DS-saldot nousta alle nollamerkin tämän kuun aikana. Tätä tilannetta, jossa ei ole tarpeeksi rahaa operatiiviseen liiketoimintaan, kutsutaan kassavajeeksi. Ilman mallintamista on lähes mahdotonta ennustaa käteisen mahdollista käyttäytymistä ja myös korjata sitä. Ja tämä on velvollisuuksien laiminlyöntiä ja mahdollista myöhempää häiriötä koko liiketoiminnalle tai lisäkustannuksia ei-toivottujen seurausten poistamisesta, kun ne tulevat tiedoksi liian myöhään. Loppujen lopuksi tiedetään, että ostettujen tavaroiden ja palveluiden kustannukset riippuvat usein siitä, kuinka kumppani täyttää velvoitteensa.

Toinen maksukalenterin mahdollinen merkitys on kassavirran optimointi (CFC) resurssien eli rahan käytön tehokkuuden maksimoimiseksi. Maksukalenterin DDS-kohteiden avulla voit tarkastella käynnissä olevia prosesseja tehokkaammin ja luoda alijäämättömän maksukalenterin aikaisempien tapahtumien analysoinnin ja tulevien tapahtumien ennustamisen perusteella. Saattaa olla erilaisia ​​lähestymistapoja, esimerkiksi halu "täyttää" suunnitellut raharesurssit tai laskea mahdollisimman pienet lainamäärät ja niiden kustannukset, jos DS:stä on pulaa. Maksukalenterin avulla voit mallintaa tulevia kassavirtoja "mitä jos" -periaatteella ja löytää optimaalisempia vaihtoehtoja esimerkiksi maksun suhteen. Jos rahaa on lyhytaikaisesti ylimääräistä, sitä ei päätetä tallettaa, vaan maksaa tavarantoimittajille materiaalit (tavarat, palvelut) tietyllä ennalta sovitulla alennuksella. Tai päinvastoin, neuvottele alustavasti ostajan kanssa, jotta voit maksaa tavarasta aikaisemmin kuin asetettu määräaika ja antaa hänelle alennuksen lyhytaikaisen lainan houkuttelemisen sijaan.

Esimerkki klassisesta maksukalenterista

Loogisesti kassavirrat sisältävät maksuvälineenä suoraan käteisen - hyödykkeen, jolla on välitöntä likviditeettiä - ja niiden vastineita. Vastaukset ovat erilaisia ​​omaisuuseriä, jotka on saatu maksuna myydyistä tavaroista (palveluista). Tämä on pääsääntöisesti toinen tuote (offset, vaihtokauppa), laskut jne. Mutta kun nämä vastineet saapuvat, pankkitilillä oleva määrä pysyy ennallaan eikä vastineiden likviditeetti ole hetkellinen. Siksi käytämme maksukalenteria vain ennakoimaan ja kirjaamaan suoraan kassavirtaa.

Osana klassista maksukalenteria (Kuva 21.1.) DDS:ssä voidaan erottaa kolme komponenttia:

• ydintoimintojen kassavirta;
• investointien kassavirta;
• rahoituksen kassavirta
• jakamalla ne erillisiin artikkeleihin.

Maksukalenterin ja siihen tehtyjen laskelmien täyttäminen voidaan suorittaa useilla eri tavoilla. Esimerkiksi tietojen syöttäminen kalenteriin näppäimistöllä aiemmin tehtyjen laskelmien tai oletusten perusteella. Mutta tämä menetelmä, kun yritys harjoittaa aktiivista ja monipuolista toimintaa, ei sovi talousosastolle. Pitää olla tietty yhtenäinen järjestelmä, joka mahdollistaa sekä maksukalenterin tietoryhmien muuttamisen että näiden tietojen analysoinnin samanaikaisesti. Kalenterin tietojen oletetaan päivittyvän automaattisesti kehitetyn algoritmin perusteella ja lähtötietona käytetään kaikkia aiemmin kassavirran ennustemallissa saatuja tuloksia.

Maksukalenteri toimii loppuraporttina, jonka perusteella suunnitellaan ja valvotaan yrityksen kassaaikaa. Esimerkkinä maksukalenterin täytön mahdollisesta automatisoinnista harkitse aiemmissa luvuissa käsiteltyä tavaroiden toimittamista ja varojen vastaanottamista luottolimiitillä.

Riisi. 21.1. Esimerkki klassisesta maksukalenterista

Maksukalenterin muodostuksen automatisoinnin tehtävät

Kassavirtamallissa on merkittävä haittapuoli - se, että käynnissä olevia tapahtumia ei voida tarkastella yhden pankkipäivän yhteydessä, jos SourceData-laskentataulukon lähdetaulukossa on riittävä määrä merkintöjä meneillään olevista tapahtumista. Syötä tätä tarkoitusta varten malliin PC-laskentataulukko, jossa on maksukalenteri (kuva 21.2.). Maksukalenterin muodostuksen automatisoinnin välittömät tehtävät:

• määrittää automaattisesti käteismaksutapahtumien saapuvien ja lähtevien erien nimet ja syöttää ne Nimi-sarakkeeseen ottaen huomioon niiden kuulumisen joko maksukalenterin saapuviin tai lähteviin komponentteihin;
• valitse syötetyn kuukauden numeron perusteella, jolle maksukalenteri luodaan, vain tämän kuukauden käteistapahtumat;
• määrittää sen vuoden numeron, jolle maksukalenteri luodaan, ja luoda kunkin päivän päivämäärät Excel-muodossa;
• laskea yhteen maksukalenterin kullekin tuotteelle kullekin päivälle suoritetut käteistapahtumat ja syötä tämä summa maksukalenteriin tämän toiminnon nimen ja sarakkeen, joka osoittaa tämän kuukauden päivän numeron, leikkauskohdassa. missä operaatio suoritettiin;
• määrittää päivittäisten kassatulojen ja -kulujen määrän sekä päivän nettokassavirran;
• määrittää kuun alusta enenevässä määrin varojen tulojen ja menojen määrä;
• suorittaa maksukalenterin lopulliset laskelmat.

Riisi. 21.2. PC-laskentataulukko, jossa on luotu maksukalenteri ja numeerinen esimerkki helmikuulle

Maksukalenterin luominen

Itse maksukalenterin taulukko sijaitsee solujen C6:AI83 alueella. Saapuville varoille on varattu kalenterin rivit 12:29 ja poistetuista varoista rivit 32:79.

Ennen maksukalenterin automaattista täyttämistä syötetään näppäimistöllä soluun D2 sen kuukauden numero, jolle maksukalenteri luodaan. Välilaskelmat maksukalenteria muodostettaessa tehdään sarakkeissa BA:BC.

Maksukalenterin artikkelien nimien muodostaminen

Maksukalenterin nimikkeiden luomiseen on tarkoitettu Kalenterierien muodostus -aliohjelma (kuva 21.3.). Kohteet muodostetaan Lähdetiedot-laskentataulukon lähdetaulukkoon syötettyjen toimintojen nimien perusteella. Lisäksi, jos toiminnon nimi on lähdetaulukossa, mutta sitä ei suoritettu sinä kuukautena, jolle maksukalenteri luodaan, tämä kohta on edelleen kalenterissa. Tämä selittyy tarpeella yhtenäistää maksukalentereita mille tahansa ajanjaksolle. Tällaisen yhdistämisen merkitys on ennen kaikkea näkyvyydessä tai ihmisen halussa etsiä asioita hänelle tutusta paikasta. Esimerkiksi yhdessä kuussa yhtiö harjoitti aktiivista talous- ja taloudellista toimintaa ja kulueriä oli 50, ja toisessa kuussa vain 10, ja kalenterissa näkyvät vain meneillään olevat erät. Esimies, joka on asettanut pöydälle kaksi paperiarkkia, joissa on painetut maksukalenterit, viettää enemmän aikaa identtisten kohteiden etsimiseen näistä taulukoista kuin suoraan analysoimalla ja tekemään päätöksiä.

Aliohjelma sisältää kaksi muuta toimenpidettä: kaavojen syöttäminen tuloerien (RevenuePart) ja poistoerien (ExpenditurePart) nimien valitsemiseksi. Aliohjelma itse lisää vain artikkelien otsikoiden valitun tekstin suoraan kalenteriin.

Esimerkissämme luotuun maksukalenteriin voit sijoittaa enintään 18 nimikettä kalenterin tulo-osaan ja 48 kohtaa kuluosaan. Tarvittaessa artikkelien määrää voidaan vähentää tai lisätä, mutta silloin on tarpeen muokata alla kuvattuja maksukalenterin luontimakroja ja sen taulukon kokoa, johon kalenteri sijoitetaan.

Jos artikkelien nimiä ei tarvitse jatkuvasti päivittää maksukalenteria muodostettaessa, tämä aliohjelma voidaan jättää pois laittamalla sen nimen eteen huomautusmerkki alla käsitellyssä Maksukalenterin täyttö -aliohjelmassa (Kuva 21.5.) .

Riisi. 21.3. Aliohjelma Kalenterikohteiden muodostaminen kassakuittierien nimien luomiseksi

Kassakuittierien nimien muodostaminen

Ennen kuin aloitat RevenuePart-makron tallentamisen, kirjoita kaavat soluun BA12:

=IF(Alkuperäiset tiedot!I10=0;"";IF(Alkuperäiset tiedot!H10=1,Alkuperäiset tiedot!C10,0))

joka tarkistaa ensin, eroaako Syöttötiedot-laskentataulukon (kassakuittien) solun I10 arvo arvosta 0. Jos eroaa, suoritetaan lisätarkistus, onko kassavirta-attribuutti syötetty syötteen soluun H10 Data-laskentataulukko. Jos nämä ehdot täyttyvät, kaava palauttaa OutputData-laskentataulukon soluun C10 syötetyn toiminnon nimen tekstin.

Ja solussa BB12 kaava:

=JOS(BA12=BA13;0;BA12)

joka tulee valtuuksiinsa korvattuaan ensimmäisen kaavan sisältävän solualueen BA12:BA5002 sisällön sen määrittämillä arvoilla ja niiden myöhemmällä lajittelulla (laskevassa järjestyksessä, ensimmäistä riviä ei lasketa otsikkoriville). Arvojen lajittelun jälkeen samojen artikkelinimien tekstit sisältyvät vain viereisiin soluihin. Sitten tämä kaava, joka on vertannut kahden vierekkäisen solun arvoja, palauttaa arvon 0, jos teksti on identtinen, ja jos siinä on ristiriita, artikkelin otsikon teksti yllä olevassa solussa. Siten kaikista soluista, jotka sisältävät saman artikkelin otsikon tekstin koko tietojoukossa, vain yksi valitaan.

Voit tallentaa aliohjelman seuraavasti, kun olet aloittanut makron tallennuksen:

• valitse solujen alue BA12:BA22 ja paina F2-näppäintä ja sen jälkeen Ctrl+Enter-näppäinyhdistelmää;
• Siirtämättä taulukon kohdistinta, kopioi valittu alue leikepöydälle ja liitä samalle alueelle kutsumalla Liitä määräten -valintaikkuna, jossa aktivoi Arvot-kytkin;
• Siirtämättä taulukon kohdistinta, lajittele valittu alue laskevaan järjestykseen napsauttamalla Standard-työkalupalkin Lajittele laskeva -painiketta. Näin ollen koko olemassa oleva lista kassakuitteihin liittyvistä toiminnoista kerätään valitun alueen yläosaan ja laskevassa aakkosjärjestyksessä;
• valitse solujen alue BB12:BB22 ja toista kaikki kuvatut vaiheet;
• lopeta makron tallennus ja avaa Visual Basic Editor, muokkaa valittuja solualueita, korvaa niiden osoitteet BA12:BA5002:lla ja BB12:BB5002:lla sekä muokkaa VBA-koodin tekstiä ja kirjoita kommentteja.

Riisi. 21.4. Makro kannattava osa

Kassapoistoerien nimien muodostaminen

ConsumablePart-makroa luotaessa ei tarvitse toistaa kaikkia edellisen tallennuksen yhteydessä suoritettuja vaiheita. Kopioi RevenuePart-makro Visual Basic Editorissa ja korvaa nimi ja muokkaa sitä, mikä tarkoittaa, että viittaus soluun korvataan I10:llä syötettäessä kaava BA-solualueelle:

""=IF(alkuperäiset tiedot!R[-2]C[-44]=0, ......"

""=JOS(Alkuperäiset tiedot!R[-2]C[-43]=0, ...."

Tämä on suhteellinen viitejärjestelmä ja osoittaa, että sarake I on 44. ja sarake J on 43. vasemmalla suhteessa sarakkeeseen BA, jonka soluihin syötetään kaavat.

Maksukalenterin täyttäminen päivittäisillä käteiskiertosummilla

Aliohjelma Maksukalenterin täyttäminen päivämäärien mukaan (Kuva 21.5.) koostuu kolmesta osasta:

• aliohjelmat Kaavat maksukalenterin täyttämiseksi suoraan laskelmia suorittavien kaavojen syöttämiseksi;
• For-Seuraavalle jaksolle kunkin erän lasketun päivittäisen kassavirtojen kiertokulun syöttämiseksi maksukalenteriin;
• alueen sisällön tyhjentäminen syötetyillä kaavoilla välilaskutoimituksia varten.

Tietojen valinnan kriteerit ovat:

• soluun D2 syötetty kuukausinumero ennen laskelmien aloittamista;
• valitun kuukauden päivän numero, joka on syötetty For-Next-syklillä käyttämällä muuttujaa X solussa BA1 ja aliohjelmaa suoritettaessa muuttamalla arvo 1:stä 31:een;
• aiemmin maksukalenterissa C12:C79 solualueella luodun johdon kirjanpitoerän nimi.

Kuva 21.5. Aliohjelma Maksukalenterin täyttäminen päivämäärien mukaan

Kaavat päivittäisen kassakierron laskemiseen

Syöttääksesi kaavat päivittäisen kassakierron määrittämiseksi, kirjoita Maksukalenterin täyttökaava -makro syöttäen aiemmin seuraavat kaavat. Solussa BA10 kaava on:

=JOS(KUUKAUSI(Alkuperäiset tiedot!D10)=$D$2,JOS(PÄIVÄ(Alkuperäiset tiedot!D10)=$BA$1,Alkuperäiset tiedot!C10,0);0)

joka määrittää ensin, vastaako OutputData-laskentataulukon solusta D10 löytyvän päivämäärän kuukauden numero PC-laskentataulukon soluun D2 syötettyä kuukauden numeroa. Kun tämä ehto täyttyy, tarkistetaan seuraava ehto - vastaako tämän päivämäärän kuukauden päivän numero PC-laskentataulukon soluun BA1 syötetyn kuukauden päivän numeroa. Jos nämä ehdot täyttyvät, kaava palauttaa suoritettavan toiminnon nimen, joka on syötetty OutputData-laskentataulukon soluun D10. Muussa tapauksessa kaava palauttaa arvon 0.

Kaava solussa BB10:

=JOS(BA10=0,0,SUMMA(Alkuperäiset tiedot!I10:J10))

tarkistaa solun BA10 kaavan laskentatuloksen. Jos tulos ei ole nolla, kaava summaa tämän toiminnon varojen kuitin ja veloituksen arvon, joka sisältyy InputData-laskentataulukon soluihin I10:J10. Tulo- ja kuluerien arvojen summaus selittyy sillä, että solut I10:J10 eivät voi sisältää arvoja samanaikaisesti. Tämä on otettava huomioon SourceData-arkkiin taulukkoa luotaessa, koska muuten sellaisessa tietueessa ei ole mitään järkeä.

Kaava solussa BC12:

=SUMMA($BA$10:$BA$5000,$C12,$BB$10:$BB$5000)

yhteenveto solujen BB10:BB5000 kassavirran liikevaihdosta soluun BA1 syötetylle kuukauden päivän numerolle edellyttäen, että artikkelin otsikon teksti solussa C12 on identtinen nimen tekstin kanssa artikkelin solujen BA10:BA5000 alalla.

Makron tallentaminen koostuu näiden kaavojen syöttämisestä peräkkäin solualueille BC12:BC79, BA10:BA5000 ja BB10:BB5000.

Riisi. 21.6. Aliohjelma, jolla syötetään kaavoja päivittäisen liikevaihdon määrittämiseksi jokaiselle johdon kirjanpidon erälle

Maksukalenterin täyttämisen sykli päivittäisellä kassavirtakierrolla

Pääelementti maksukalenterin automaattisessa täyttämisessä päivittäisellä DDS-liikevaihdolla on For-Next-jakso. Syklin suorittamien toimintojen järjestys aliohjelmassa Maksukalenterin täyttö päivämäärien mukaan (Kuva 21.5.) on seuraava:

• alustavasti Rivi-muuttujalle (rivin numero) annetaan arvo 12, joka vastaa rivinumeroa, josta johdon kirjanpidon artikkelien nimien tekstiä aletaan muodostaa;
• syklien suorittaminen 1 - 31 on asetettu, mikä vastaa kuukausien enimmäismäärää päiviä;
• muuttujalle X annetaan arvo, joka on yhtä suuri kuin sen aikaisempi arvo, jota on lisätty yhdellä. X:n arvoa ei määritetty ja se on nolla silmukan alussa;
• muuttujan X nykyinen arvo asetetaan soluun BA1 (kuukauden päivän numero), josta data otetaan näytteitä käyttäen aiemmin syötettyjä kaavoja solualueella BA10:BA5000;
• syötettyjen kaavojen uudelleenlaskenta on määritetty;
• kopioidaan solualueen BC12:BC79 sisältö, jonka kaavat palauttavat erilaisia ​​arvoja solun BA1 arvon muuttuessa;
• maksukalenterin työalueelle määritellään solu, jonka osoite on rivinumeron (Row) ja sarakkeen numeron risteyksessä, joka on yhtä suuri kuin arvo 3 (sarakkeet A:C), lisättynä muuttujan arvolla X. VBA-solujen koodirivi (rivi, 3 + X). Kopioidun alueen BC12:BC79 arvot lisätään tähän soluun. X-muuttuja kasvaa yhdellä jokaisella syklillä ja jokaisella jaksolla tapahtuu siirtymä yhden solun oikealle - D12. E12, F12, G12 jne. Et voi käyttää Row-muuttujaa tässä aliohjelmassa, vaan määrität vain arvon 12, mutta tämä on selkeämpi.

Päivämäärät ja saldot syötetään päivän alussa

CalendarDatesBalance-makron (kuva 21.7.) tehtävänä on syöttää kaavat:

• määritetään sen vuoden numero, jossa soluun D2 syötetty kuukausinumero voi sijaita;
• päivämäärä, jolta maksukalenterissa tehdään päivittäiset laskelmat;
• käteisvarat jokaisen päivän alussa.

Kuten muistat, SumFlows-arkin taulukkoa luotaessa taulukon pystysijainti rajoitettiin riville 200 tai työtilan perusteella taulukko kattaa 198 päivän ajanjakson. Rajoitus liittyi tiedonkäsittelyn nopeuden lisääntymiseen. Lisäksi tämän taulukon luomisalgoritmi määrittää itsenäisesti päivämäärän, josta tämä aikaväli alkaa. Tämän seurauksena, jos aloituspäivä on vuoden toisella puoliskolla, aikaväli siirtyy seuraavaan vuoteen.

Lisäksi luomalla erilaisia ​​sovelluksia ja malleja läpi kirjan pyrimme varmistamaan, että käyttäjä tekee mahdollisimman vähän turhia liikkeitä työskennellessään tietokoneen kanssa. Tällaisia ​​"liikkeitä" ovat muun muassa sen vuoden numeron syöttäminen, jolle maksukalenteri luodaan. Annetaan Excelin valita itse vuosi. Pääkriteerinä on, että vuoden on oltava SumFlows-arkkiin muodostetulla aikavälillä ja määräytyy PC-arkin soluun D2 syötetyn kuukauden numeron mukaan.

Näennäisestä monimutkaisuudesta huolimatta tehtävä on melko yksinkertainen ja määräytyy yhdellä kaavalla kriteerien mukaan: tietty aikaväli ja kuukausinumeron arvo. Kaava vuosiluvun määrittämiseksi solussa D3:

=JOS(TAI(VUOSI(MIN(Summalangat!B3:B200))=Vuosi(MAX(Summalangat!B3:B200));KUUKAUSI(MIN(Summalangat!B3:B200))

IF-funktion ensimmäisessä argumentissa OR-funktio tarkistaa kaksi ehtoa:

• Onko SumFlows-laskentataulukon päivämääräalueen enimmäisvuosi yhtä suuri kuin saman alueen vähimmäisvuosiluku. Yksinkertaisesti sanottuna - tuleeko tässä välissä uudenvuodenaatto?;
• on suurempi tai yhtä suuri kuin kuukauden vähimmäisluku samalla ajanjaksolla solun D2 kuukauden numeroon nähden.

Jos toinen tai molemmat ehdoista ovat tosia, kaava palauttaa vuoden vähimmäisarvon SumFlows-laskentataulukon päivämääräalueella. Muussa tapauksessa palautetaan saman alueen enimmäisvuoden numero.

Kaava päivämäärän muodostamiseksi soluun D6:

=JOS(EOSH(CONCATENATE(D7;".";$D$2;".";$D$3)*1);0;CONCATENATE(D7;".";$D$2;".";$D$3 )*1)

CONCATENATE-toiminnon avulla yhdistää päivän (solu D7), kuukauden (solu D2) ja vuoden (solu D2) yhdeksi kokonaisuudeksi. Tällaisten kaavojen laskenta-algoritmi on kuvattu luvussa 7. Maksukalenterin täyttöjaksossa oletetaan, että kuukaudessa on 31 päivää. Siksi, kuten esimerkissämme, jos luot kalenterin helmikuulle, jossa on 28 päivää, tässä kuussa, 29. päivästä alkaen, palautetaan virhearvo #ARVO. Siksi EOSH-funktio tarkistaa IF-funktion ensimmäisen argumentin CONCATENATE-funktion, joka palauttaa TOSI, jos virhe havaitaan. Tässä tapauksessa JOS-funktio palauttaa arvon 0, muuten CONCATENATE-funktion luoman Excel-päivämäärän arvon.

Tälle päivämäärälle solun D9 kaava määrittää kassasaldon päivän alussa käyttämällä SumFlows-laskentataulukon kassavirtataulukon kassasaldoa:

=JOS(LOPPU(VHAKU(D6-1,Summakierteet!$B$3:$200,4,EPÄTOSI)),0,VHAKU(D6-1,Summalangat!$B$3:$200,4, EPÄTOSI))

Kaavatietojen etsimisen päätoiminto on VLOOKUP-toiminto. Jos hakualueella ei ole päivämäärää, kaavan palauttaman virhearvon poistamiseksi käytetään UND-funktiota IF-funktion ensimmäisessä argumentissa. Ja JOS-funktio valitsee - jos päivämäärää ei ole, se palauttaa arvon 0, muussa tapauksessa VHAKU-funktion löytämän kassasaldon arvon tiettynä päivänä.

CalendarDatesBalance-makron tallentamiseen kuuluu näiden kaavojen syöttäminen peräkkäin soluihin D3, D6:AH6 ja D9:AH9 ja sitten VBA-koodin muokkaaminen makron tallennuksen jälkeen.

Riisi. 21.7. Aliohjelma CalendarDatesBalance

Maksukalenterin lopulliset laskelmat

CalendarFinalCalculations-alirutiini (Kuva 21.8.) on melko yksinkertainen ja koostuu kaikkien summauskaavojen syöttämisestä sopiville solualueille. Lopuksi aliohjelma valitsee koko laskentataulukon ja korvaa kaavat arvoilla, minkä jälkeen se syöttää soluun C1 kaavan nykyisen päivämäärän ja kellonajan määrittämiseksi.

Riisi. 21.8. Aliohjelma CalendarLopulliset laskelmat

Maksukalenterin täysi täyttöjakso

Jotta kaikki maksukalenterin täyttötoimenpiteet tapahtuvat automaattisesti, kirjoita aliohjelma Maksukalenterin täyttö (kuva 21.9.). Tämä aliohjelma koostuu aiemmin tallennettujen makrojen nimistä, jotka suorittavat niiden määrittämät laskentatoimet. Suorittaaksesi makron, luo painike Maksukalenterin täyttö (kuva 21.2.) ja määritä sille luotu aliohjelma.

Riisi. 21.9. Aliohjelma Maksukalenterin täyttäminen

Kassavirtalaskelman koko sykli

Laskeaksesi koko mallin kokonaan Tulostietolomakkeen tietojen uudelleenlaskemisesta luottorajan laskemiseen ja maksukalenterin täyttämiseen kirjoittamalla Kassavirtojen täysi laskenta -aliohjelma (kuva 21.10), joka suorittaa koko kohdassa kuvatun laskentasyklin. Kassavirtamallin luomisen luvut. Anna aliohjelman suoritus Suorita kassavirran laskenta -painikkeelle (kuva 21.2.).

Riisi. 21.10. Aliohjelma Kassavirtojen täydellinen laskeminen kassavirtamallin täydelliseen laskemiseen

Aliohjelma delegoi aiemmin luotuihin toimenpiteisiin Luottorajan tarkentaminen (Kuva 20.12.) ja Maksukalenterin täyttäminen (Kuva 21.9.) suorittamaan koko laskentasyklin siitä hetkestä lähtien, kun taulukko lasketaan uudelleen SourceData-arkille. kunnes maksukalenteri on täytetty. Lisäksi aliohjelmaa täydennetään palvelutoiminnoilla:

• ajastin, joka tallentaa koko laskentajakson suoritusajan;
• valintaikkuna, joka avautuu, kun laskelmat on suoritettu;
• minimoimalla Excel-ikkunan koko laskennan ajaksi ja palauttamalla sen sitten koko näyttöön aliohjelman valmistuttua.

Koko mallin laskennan nopeus riippuu tietokoneen tehosta ja voi vaihdella kymmenistä sekunneista useisiin minuutteihin. Aliohjelmassamme ajastimen toteutus on enemmän koulutusluonteista.

Ajastin toimii ajastinfunktion perusteella, joka palauttaa arvon, joka edustaa keskiyöstä kuluneiden sekuntien määrää. Aliohjelman suorituksen alussa muuttujalle X annetaan Ajastintoiminnon arvo sillä hetkellä, kun painiketta painetaan, jolloin laskenta alkaa. Aliohjelman suorittamisen jälkeen muuttujalle X annetaan erotus Ajastinfunktion nykyisen arvon ja muuttujan X aiemmin tallennetun arvon välillä. Tuloksena oleva arvo pyöristetään Round-funktiolla:

X = Application.Round((Ajastin - X), 0)

Muussa tapauksessa laskentajakson päättymistä osoittavassa valintaikkunassa on useita desimaaleja sekuntien kokonaisluvun jälkeen.

Valintaikkunan luominen MsgBox-toiminnolla

Mahdollisuudesta luoda mukautettuja valintaikkunoita Excelissä Visual Basic Editorilla on kirjoitettu luvussa 5 (Kuva 5.16.). Katsotaanpa valintaikkunan luomista ja käyttöä MsgBox-toiminnolla. MsgBox-toiminto näyttää valintaikkunan, joka sisältää viestin ja odottaa, että käyttäjä painaa painiketta.

Funktion syntaksi:

MsgBox(kehote[, painikkeet] [, otsikko] [, ohjetiedosto, konteksti])

sisältää seuraavat tärkeimmät nimetyt argumentit:

• kehote on pakollinen argumentti. Tämä on merkkijonolauseke, joka näytetään viestinä valintaikkunassa. Kehotemerkkijonon enimmäispituus on noin 1024 merkkiä käytettyjen merkkien leveydestä riippuen.
• painikkeet on valinnainen argumentti. Tämä on numeerinen lauseke, joka edustaa arvojen summaa, jotka osoittavat näytettävien painikkeiden lukumäärän ja tyypin, käytetyn kuvakkeen tyypin, ensisijaisen painikkeen ja viestilaatikon toimintatavan. Jos tarvitset apua tähän argumenttiin, siirrä kohdistin tämän funktion päälle ja paina F1 näyttääksesi Visual Basic Editorin ohjeen. Tämän argumentin oletusarvo on 0.
• otsikko on valinnainen argumentti. Tämä on merkkijonolauseke, joka näkyy valintaikkunan otsikkorivillä. Jos tämä argumentti jätetään pois, sovelluksen nimi, kuten Microsoft Excel, sijoitetaan otsikkoriville.

Rutiinissamme VBA-koodirivillä:

MsgBox "Koko laskennan kesto - " & X & " second(s)", 0, "Kassavirran ennustemalli"

MsgBox-funktiolla on seuraavat argumentit:

• kehote - näytetään tekstiviesti, joka sisältää tekstin - Laskennan koko kesto, sitten muuttujan arvo - X ja teksti - sekuntia (sekuntia);
• painikkeet - niille on annettu arvo 0, mikä tarkoittaa, että painikkeita on yksi määrä - vain OK-painike näytetään;
• otsikko - tekstilauseke, joka näkyy valintaikkunan otsikkorivillä: Kassavirran ennustemalli.

Riisi. 21.11. Luotiin kassavirtaennustemallin valintaikkuna, joka näyttää mallilaskennan ajoituksen ja ilmoittaa, kun laskelmat on suoritettu

Excel-ikkunan minimointi koko laskelmien ajaksi

Täysi mallin laskentasykli voi kestää yli minuutin, ja silmien väsymisen välttämiseksi luottorajaparametreja laskettaessa näytön päivitys poistettiin käytöstä (kuva 20.12.). Tehokkaampi tapa on pienentää Excel-ikkuna laskentaprosessin aikana. Joten lisää kaksi riviä VBA-koodia. Aliohjelman alussa:

Application.WindowState = xlMinimized

ja lopuksi:

Application.WindowState = xlMaximized

WindowState-ominaisuuden asettaminen arvoon xlMinimized pienentää Excel-ikkunan ennen laskelmien suorittamista, kun taas WindowState-ominaisuuden määrittäminen xlMaximized palauttaa sen koko näytön tilaan. Tänä aikana voit työskennellä muissa ohjelmissa.

Tulokset

Joten viiden luvun aikana luotiin vähitellen kassavirran ennustemalli. Tämä luku on viimeinen mallin luomiseen tarvittavien laskelmien suorittamista varten.

Tässä luvussa kuvattiin prosessi maksukalenterin käytön tarpeesta yrityksen kassanhallintatoiminnassa sen automaattisen generoinnin projektin toteuttamiseen. Se eroaa jonkin verran perinteisestä (kuva 21.1), mutta se voidaan helposti korjata esimerkiksi järjestämällä tietojen vienti luodusta kalenterista klassiseen.

Teollisuusyrityksen maksukalenterin käytännön soveltamista käsitellään luvussa 26.

Yrityksen kassavirran tehokas hallinta on vakaan toiminnan edellytys. Yksi tärkeimmistä kohdista tässä suhteessa on kulujen ja kassatulojen tasapainottaminen ajan kuluessa. Ilman tätä on suurella todennäköisyydellä ongelmia toimittajien laskujen maksamisessa, mikä johtaa viime kädessä kapasiteetin vajaakäyttöön tai sakkojen maksamiseen.

Toisaalta oikealla rahavirtojen kirjanpidolla ja analysoinnilla voidaan tunnistaa yritykselle käyttämättömiä lisätulon lähteitä, jotka eivät liity sen päätoiminta-alueisiin (yksinkertaisin esimerkki on lyhytaikaisten talletusten korot); tämä on tarpeen myös ostovelkojen ja saamisten asiantuntevan hallinnan kannalta.

Maksukalenteri on tapa hallita yrityksen maksuvalmiutta. Se edustaa lyhyen aikavälin kassavirta-aikataulua, joka liittyy kaikkiin yrityksen toimintaan. Maksukalenteri on välttämättä sidottu yrityksen budjetteihin ja sisältää useimmiten päivittäisen tarkistuksen. Jotta tätä työkalua voisi käyttää oikein, koko budjetointijärjestelmä on ensin analysoitava (erityisesti osissa huolellisesti) ja taloudelliset vastuukeskukset (FRC) on määriteltävä selkeästi.

Jos olet kiinnostunut budjetoinnin automatisoinnista, treasurin käyttöönotosta tai IFRS:n mukaisesta kirjanpidosta, tutustu meidän.

Maksukalenteri voidaan toteuttaa eri muodoissa, mutta vaadittujen elementtien luettelo pysyy ennallaan:

Hanki 267 videotuntia 1C:llä ilmaiseksi:

• tiedot kuiteista;
• hävittämistiedot;
• saldotiedot.

Juuri nämä tiedot mahdollistavat maksukalenterin käytön analyyttisenä työkaluna.

Maksukalenterin laatimisen vaiheet

Budjettikalenterin laatimismenettely voidaan jakaa kolmeen päävaiheeseen:

• budjetointi BDDS:n puitteissa;
• maksujen suorittamista koskevien sääntöjen laatiminen;
• maksukalenterin laatimismenettelyn automatisointi.

BDDS:n luomisvaiheessa budjetin rakennetta kehitetään, kassatulojen määrät ja päivämäärät sekä tarvittavat kulut tunnistetaan. Tämä menettely suoritetaan tiiviissä yhteistyössä Central Federal Districtin edustajien kanssa. On mahdollista käyttää skenaariosuunnittelua. Jokaiselle toimintatyypille lasketaan nettokassavirta (NCF).

Yksi tämän vaiheen pakollisista tuloksista on tasapainoinen tulojen ja maksujen aikataulu, joka eliminoi "kassapuutteiden" esiintymisen. Samassa vaiheessa on tarpeen tunnistaa käyttämättömien varojen reservit ja tehdä päätös niiden käytöstä (käytettävissä olevien mahdollisuuksien ja yrityksen toiminnan riskiarvioinnin perusteella).

Maksujen suorittamista koskevia sääntöjä muodostettaessa on tarpeen määrittää tarkasti maksujen aloittajien valtuudet ja toimivaltuudet, hakemusten jättämismekanismi, niiden hyväksyminen tai hylkääminen. Tässä vaiheessa säännellään päivän ja viikon maksurekisterin laatimismenettelyä, vahvistetaan "suojattujen" kohteiden luettelo sekä menettely ylimenojen hyväksymiseksi.

Pääsääntöisesti käytetään seuraavaa maksualgoritmia:

• aloitteentekijän vastaava hakemus;
• maksun yhteensopivuuden tarkistaminen hyväksytyn maksukalenterin kanssa (rahoituskeskuksen tai taloushallinnon johtajan toimesta);
• talousarviosta poikkeamien koordinointi, jos niitä ilmenee;
• maksujen koordinointi rahoituspalvelun kanssa;
• maksun suorittamisohjeiden siirto kirjanpitoon.

Kolmannessa vaiheessa on tarpeen automatisoida maksukalenterin laatimiseen, maksujen suorittamiseen ja kassakuittien vastaanottamiseen liittyvien tietovirtojen kulku. Tässä tapauksessa on tarpeen tutkia käytettyjä 1C-tietokantoja, säännellä sisäisiä analyyttisiä muotoja ja tiedonsaantitapoja. Pienimuotoisessa toiminnassa on mahdollista rajoittua yrityssähköpostin ja Excelin käyttöön.

Esimerkki maksukalenterin luomisesta Excelissä

Maksukalenteritehtävät

1. Vältä kassapuutteita ja yrityksen velvollisuuksien noudattamatta jättämistä vastapuolia kohtaan. Maksukalenterin luomisen päätarkoituksena on torjua kassapuutteita, joissa kassalla tai käyttötilillä ei ole rahaa. Koska maksukalenteri on itse asiassa suunniteltu yrityksen DDS-virran "aikataulu", sen avulla voit ennakoida kassapuutteita ja ryhtyä toimenpiteisiin etukäteen sellaisten tilanteiden eliminoimiseksi, joissa on tarpeen suorittaa maksuja, kun yrityksen tilillä ei ole riittävästi varoja. Noudattamalla periaatetta "ennakolta varoitettu on aseistettu" voit nopeasti muuttaa DS-käyttösuunnitelmia ja näin estää kassavajeen.

Voit tehdä alustavia "arvioita", muuttaa kuittien ja maksujen päivämääriä, koordinoida niitä vastapuolten kanssa - ja heijastaa tämä kaikki suoraan maksukalenteriin.

2. Älä anna varojen kuluttaa hyväksyttyjä määriä yli. Vaikka yrityksellä olisi paljon rahaa, se ei tarkoita, että sitä voidaan käyttää ajattelemattomasti. Kulutus on sallittu vain hyväksyttyjen budjettien puitteissa. Odottamattomat tilanteet, jotka vaativat ylittämistä budjetista, ovat pikemminkin poikkeuksia yleissäännöstä. Maksukalenterin avulla voit hallita, onko maksu budjetin sisällä.

3. Hallitse yrityksen maksuvalmiutta. Yksi tärkeimmistä kriteereistä finanssisektorilla tehtyjen johdon päätösten oikeellisuuden kannalta on pääomavarojen kokonaisvirran positiivisuus kulloinkin.

4. Tarjoa luotettavaa tietoa verkossa. On tärkeää saada taloustiedot nopeasti. Exceliin toteutetun maksukalenterin haittana on raportoinnin uudelleen rakentamiseen käytetty aika. Maksukalenteri on integroitava operatiiviseen kirjanpitojärjestelmään, jotta luotettavan tiedon saaminen ei edellytä kaksinkertaista kirjaamista.

5. Varmista, että kulujen maksamiseen liittyviä menettelyjä noudatetaan asianmukaisesti. Hyväksyntämenettelyyn tulisi sisältyä tietty vastuun siirtäminen tietyn maksun tärkeydestä riippuen.

6. Poista inhimillinen tekijä niin paljon kuin mahdollista.

Maksukalenterin käytön päätarkoitus on torjua kassapuutteita. Maksuaikataulun esittäminen yksinkertaisessa visuaalisessa muodossa mahdollistaa selkeän kuvan kassavirroista, jotka muodostuvat toiminnan suunnittelutiedoista, jotka perustuvat tietoihin suunnitelluista kassatuloista ja poistoista.

Riisi. 1

maksukalenterin kassavirta

Maksukalenterijärjestelmän kehittämisen päävaiheet

1. Suunniteltujen tietojen muodostaminen (tämä prosessi toteutetaan osana budjetointia ja on pakollinen valmisteluvaihe, koska maksun mahdollisuus tarkistetaan suunniteltujen tietojen mukaan).

Oletetaan, että yrityksellä on talousrakenne, jossa on omat keskuspankkialueet, budjetointi johtamistyökaluna on toteutettu ja toimiva. Tämä vaihe on maksukalenterin perusta, koska Maksun/kuitin mahdollisuutta verrataan tiettyihin suunniteltuihin tietoihin.

On tärkeää laatia BDDS ydin-, investointi- ja rahoitustoiminnan kassavirroista, joille tarvitaan budjetit sekä ydintoiminnoille että investointihankkeille. Jokaiselle artikkelille on suositeltavaa nimetä vastuuhenkilö (eli työntekijä, joka tekee päätökset ja vastaa sekä suunnitelluista että toteutuneista indikaattoreista, poikkeamista tosiasiasuunnitelmasta)

2. Analytiikkaluettelon määrittäminen (DDS-artikkeli, vastapuolet, sopimukset, DS-lähde), jonka yhteydessä maksujen ja kuittien mahdollisuus tarkistetaan.

Analytiikkaluettelon avulla voit luoda työkalun, jolla voit tarkistaa maksujen/kuittien toteutettavuuden.

Voit käyttää seuraavia analytiikkaa: CFD, DS:n lähde, vastapuoli (DS:n vastaanottaja), sopimus vastapuolen kanssa (jonka perusteella maksut suoritetaan), DDS-erä (jonka perusteella DS-maksut suoritetaan), projekti (johon sijoitus maksut suoritetaan), maksun prioriteetti.

Kun analytiikkaa tunnistetaan kirjanpitojärjestelmässä, on muistettava taloudellisen toteutettavuuden periaate - liialliset vaatimukset analytiikkaluettelolle tekevät järjestelmästä työvoimavaltaisen ja liikkumattoman. Siksi sinun tulee keskittyä luetteloon, joka on vähimmäisvaatimus yrityksen kirjanpitojärjestelmään asettamien ongelmien ratkaisemiseksi.

3. Maksu- ja hakemusrekisterien luomismekanismin rakentaminen.

Analytiikka- ja maksutietojen määrittämisen jälkeen luodaan maksu-/kuittityökalupaketti. Yrityksen operatiivisen taloushallinnon järjestelmä, joka toteutetaan ”Maksukalenteri”-liiketoimintaprosessin kautta, sisältää useita osallistujia (työntekijä, osasto, palvelu), ja jokainen tarvitsee työkalun, jolla hän työskentelee tässä järjestelmässä. Osastojen ja yksiköiden työntekijät jättävät DS:n maksu-/kuittihakemukset ja johto tai päätöksentekoon valtuutetut työntekijät toteuttavat ne hakemusrekisterien kautta. Hakemus on DS:n kuittien tai maksujen pyyntöasiakirja, joka sisältää kuvaavia tietoja tästä toiminnasta. Hakemuksessa näkyvät kaikki hyväksytyt analyytikot, tukitiedot, tarvittaessa prioriteetti ja kenttä kunkin osallistujan kommenteille tulevassa maksukalenteriprosessissa.

Hakemusrekisteri on luettelo hakemuksista, jotka on koottu tietyn ominaisuuden mukaan (päivämäärä, vastuuhenkilö, DS-lähde, artikkelityyppi).

Sekä DS:n maksuhakemuksessa että hakemusrekisterissä tulee olla täydelliset ja riittävät tiedot rahan maksamisesta/saannistamisesta päätettäväksi.

4. ”Maksukalenterin” liiketoimintaprosessin kuvaus, sen puitteissa menettelyistä ja tehtävistä vastaavien henkilöiden tunnistaminen.

Lähetettyjen hakemusten maksun tarkastamisen ja hyväksymisen jälkeen katsotaan, että maksukalenteri liiketoimintaprosessina on otettu käyttöön hyväksyttyjen hakemusten rekistereissä.

Seuraavaksi sinun on vastattava kysymyksiin: kuka, mitä, milloin ja missä ajassa. Juuri tässä vaiheessa on tärkeä maksukalenterin kehittämisprosessi, joka määrittää työntekijöiden välisen vuorovaikutusjärjestyksen ja siten määrää yrityksen maksukurin tuloksen ja sen maineen tunnollisena kumppanina. Työntekijöiden vuorovaikutusvaihtoehtoja hakemusten hyväksymisprosessissa on monia, ja jokainen yritys kehittää itselleen sopivan ja kätevän suunnitelman.

5. "Maksukalenterin" liiketoimintaprosessin sääntö ja dokumentointi.

Viimeisessä vaiheessa kassavirran hallinnan liiketoimintaprosessi kirjataan säädösasiakirjoihin, jotka hyväksytään sisäisellä määräyksellä ja jotka ovat pakollisia yrityksen kaikkien osastojen ja työntekijöiden suoritettavaksi. Yrityksen maksujärjestelmän toiminnan säännöt määrittelevän sisäisen asiakirjan tulee sisältää tiedot maksuhakemusten käsittelymenettelystä, määräajoista, koordinoinnista ja hyväksynnästä vastaavista henkilöistä, työntekijöiden tehtävistä ja valtuuksista sekä toimenpiteiden järjestyksestä.

6. "Maksukalenterin" liiketoimintaprosessin automatisointi.

Operatiivisen kassavirran hallinnan ylläpitäminen edellyttää asiaankuuluvien liiketoimintaprosessien automatisointia. Ohjelmiston tulee sallia:

· luoda maksujärjestelmän sähköisiä kirjanpitoasiakirjoja (esimerkiksi maksuhakemuksia tai rekistereitä);

· tuottaa sähköistä raportointia, joka on tarpeen maksujen suorittamisen, maksujärjestelmän, BDCS:n säännösten noudattamisen valvomiseksi (esim. maksukalenteri);

· toteuttaa tukea valvonta- ja hyväksymismenettelyille (talousarviot, maksupyynnöt jne.).

· Eriytetään taloudellisen tiedon käyttöoikeudet yrityksen eri vastuutasoille.

Jotkut yritykset käyttävät Exceliä ja muita ydinohjelmiin kuulumattomia ohjelmia kassavirran hallinnan liiketoimintaprosessien automatisointiin, vaikka tällä menetelmällä on useita haittoja: alhainen tehokkuus tietojen heijastuksessa ja raporttien luomisessa, alttius virheille, kaksinkertaisen tiedon syöttämisen ongelma ja tarve. viettää aikaa raporttien uudelleen rakentamiseen. Siksi yhä useammat yritykset ovat taipuvaisia ​​valitsemaan erikoisohjelmistoja.

Yksi maksukalenterin ominaisuuksista on sen jatkuva päivitys. Jos varat eivät riitä kaikkien vastaanotettujen hakemusten tyydyttämiseen, käytetään maksujen järjestyssääntöjä niiden tyypin ja prioriteettitason mukaan.

Taloussuunnittelulla on tärkeä paikka organisaation taloushallintojärjestelmässä. Suunnitteluprosessissa yritys arvioi taloutensa tilaa, tunnistaa mahdollisuuksia lisätä taloudellisia resursseja ja alueita niiden tehokkaimpaan käyttöön. Tällöin johdon päätökset tehdään taloudellisen tiedon analyysin perusteella.

Tulevalle vuodelle laadittu kuukausittainen varojen vastaanotto- ja käyttösuunnitelma (kassavirtabudjetti) tarjoaa vain yleisen perustan yrityksen kassavirran hallintaan. Organisaation kassavirroille kuukauden sisällä voi olla ominaista korkea dynamiikka ja epävakaus. Operatiivinen taloushallinto voi auttaa poistamaan nämä puutteet.

Talousjohtaminen nykyaikaisissa olosuhteissa on välttämätön osa liiketoiminnan menestystä. Tulojen, kulujen ja muiden keskeisten taloudellisten tunnuslukujen dynamiikkaa tarkasti ja nopeasti seuraavalla yrityksellä on oltava riittävä tietokanta, jotta se voi tehdä yrityksen kasvun kannalta tarpeellisia oikeita johtamis- ja talouspäätöksiä.

Operatiivinen taloushallinto on joukko organisatorisia, metodologisia ja teknologisia toimenpiteitä, joilla varmistetaan organisaation nykyisen taloudellisen toiminnan ja taloudellisten resurssien hallinta lyhyellä aikavälillä (yleensä enintään kuukauden ajan). Toisin kuin budjetointijärjestelmässä, operatiivinen taloushallinto suunnittelee maksut yksityiskohtaisemmin (vastapuoli- ja maksutarkoituksen mukaan) ja käyttää tarkempaa suunnittelujaksoa (enintään yksi päivä).

Huomautus. Organisaation operatiivisen taloushallinnon tärkein työkalu on maksukalenteri. Maksukalenteri on suunniteltu talousasiakirja, joka mahdollistaa yrityksen varojen vastaanoton ja kulutuksen päivittäisen hallinnan.

Yrityksessä kehitetyn maksukalenterin avulla voit ratkaista seuraavat päätehtävät:

vähentää varojen vastaanotto- ja kulusuunnitelman ennustevaihtoehdot (optimistinen, realistinen, pessimistinen) yhdeksi todelliseksi tehtäväksi yrityksen kassavirtojen tuottamiseksi kuukauden sisällä;

synkronoida positiiviset ja negatiiviset kassavirrat mahdollisimman suuressa määrin, mikä lisää yrityksen kassavirran tehokkuutta;

varmistaa yhtiön maksujen tärkeysjärjestyksen sen perusteella, miten ne vaikuttavat sen taloudellisen toiminnan lopputulokseen;

varmistaa mahdollisimman suuressa määrin yrityksen kassavirran välttämätön absoluuttinen likviditeetti eli sen vakavaraisuus lyhyellä aikavälillä;

sisällyttää kassavirran hallinta yrityksen taloudellisen toiminnan operatiivisen valvonnan (ja vastaavasti nykyisen seurannan) järjestelmään.

Maksukalenteria toteutettaessa organisaatiolla on seuraavat edut:

on mahdollista ennustaa yrityksen taloudellinen tilanne;

organisaation tulo- ja kuluhallintaprosessien läpinäkyvyys lisääntyy;

päätösten joustavuus ja pätevyys lisääntyvät, kun yrityksen toiminnan taloudelliset olosuhteet muuttuvat;

organisaation luottopolitiikka on optimoitu;

velkojien, sijoittajien ja emoorganisaation luotettavuus ja luottamus yhtiöön lisääntyvät.

Maksukalenterin päätarkoitus— kassavirtasuunnitelman laatiminen seuraavalle kaudelle (useasta työpäivästä yhteen kuukauteen) siten, että varmistetaan kaikkien tarvittavien maksujen suorittaminen, minimoidaan ylimääräiset tilit ja vältetään kassavarat.

On tärkeää. Maksukalenterin sisältö voi vaihdella (riippuen liiketoiminnan erityispiirteistä ja kiinnostuneiden työntekijöiden mieltymyksistä), mutta sen tulee aina sisältää tiedot tuloista ja luovutuksista sekä suunnitelluista kassasaldoista (yleensä päivien ja lähteiden mukaan eriteltynä) .

Taulukossa on esimerkki autonosaliikkeen maksukalenterista. Maksukalenteri esitetään ymmärtämisen helpottamiseksi viidelle työpäivälle, ei koko kuukaudelle.

Autoosakaupan maksukalenteri tulevalle viikolle, hiero.
Indeksi	Viikko yhteensä	1. päivä	2. päivä	3. päivä	4. päivä	5. päivä
Kassasaldo kauden alussa	39 648,96	39 649,96	50 834,55	-53 029,35	-13 649,98	53 711,48
Positiivinen kassavirta	736 495,40	147 299,08	147 299,08	147 299,08	147 299,08	147 299,08
Sisältää varaosien myynnistä saadut tulot
Negatiivinen kassavirta	712 379,27	136 114,49	251 162,98	107 919,71	79 937,62	137 244,47
Mukaan lukien: vuokrata
valtion maksu oikeuteen
lastin toimitus
palkka
tietokone, toimistolaitteet, ohjelmistot
kyltin asennus
kassakoneiden huolto
maksu varaosien toimittajille
sosiaaliturvamaksut
vakuutus
Pankkipalvelut
viestintäpalvelut
taloudelliset tarpeet
sähköä
Nettorahavirta	24 116,13	11 184,59	-103 863,90	39 379,37	67 361,46	10 054,61
Kassasaldo kauden lopussa	63 765,09	50 834,55	-53 029,35	-13 649,98	53 711,48	63 766,09

Tieto kulujen jakautumisesta ajan mittaan auttaa tunnistamaan kassavajeen kannalta riskialttiimmat hetket ja ryhtymään toimenpiteisiin maksutaakan uudelleenjakamiseksi (esimerkiksi hajauttamaan palkkojen maksamista ja veronsiirtoja budjettiin eri viikkoina, käytä lainaa ajoissa jne.). Joten esimerkissämme tulevalle viikolle odotetaan positiivista kassavirtaa 736 495,40 ruplaa, negatiivinen kassavirta tälle ajanjaksolle on 712 379,27 ruplaa. (katso taulukko). Näin ollen nettokassavirta on 24 116,13 RUB. (kassasaldon kasvu 39 648,96 ruplasta 63 765,09 ruplaan). Jos kuitenkin jaamme suunnitellut positiiviset ja negatiiviset kassavirrat päiväkohtaisesti (perustuen lähetettyihin maksulaskuihin, sopimuksissa määrättyihin maksuehtoihin jne.), käy ilmi, että organisaatiolla on toisen päivän lopussa kassavaje määrä 53 029, 35 hieroa. Sen poistamiseksi yrityksen on siirrettävä osa suunnitelluista maksuista (esimerkiksi tavarantoimittajilta ostettujen tavaroiden maksu tai toimistolaitteiden osto) seuraavalle päivälle. Jos tämä ei ole mahdollista, sinun on käytettävä lyhytaikaista pankkilainaa tilinylityksen muodossa.

Huomautus. Yksi maksukalenterin ominaisuuksista on sen jatkuva päivitys. Jos varat eivät riitä kaikkien vastaanotettujen hakemusten tyydyttämiseen, käytetään maksujen järjestyssääntöjä niiden tyypin ja prioriteettitason mukaan.

Käytännössä syntyy usein tilanne, jossa kassamenosuunnitelma täyttyy kokonaisuudessaan (lähetettyjen hakemusten perusteella) ja kassakuittisuunnitelma osittain (vastaavasti maksupyyntöjen kokonaismäärä ylittää todellisen rahan vastaanoton). Käteisvajeiden välttämiseksi on suositeltavaa luokitella kaikki maksut niiden tärkeysasteen (tärkeys) mukaan. Korkeimman prioriteetin tuotteiden maksaminen on pakollista, alemman prioriteetin tuotteista lisäehtojen mukaisesti. Esimerkiksi suurten tavarantoimittajien ja verojen maksupyynnöt tyydytetään ensisijaisesti, kun taas ei-kiireet liiketoiminnan tarpeet ja toimistolaitteiden modernisointimenot rahoitetaan, kun myyntisuunnitelma on toteutunut vähintään 90 %.

Maksukalenterin muodostusjärjestys

Ennen kuin aloitat hakemusten valmistelun ja käsittelyn, sinun on suoritettava useita toimintoja maksukalenterin kehittämiseksi ja toteuttamiseksi yrityksessä.

Ensimmäinen taso— suunniteltujen tietojen tuottaminen. Tämä prosessi toteutetaan budjetoinnin (kassavirtabudjetoinnin) puitteissa ja se on pakollinen valmisteluvaihe. Suunniteltujen tietojen perusteella (vuosittainen, kuukausittainen erittely) tapahtuu syvällistä kuittien ja maksujen yksityiskohtia.

Toinen vaihe— analytiikkaluettelon (kassavirtabudjetin erät, vastapuolet, sopimukset) määrittäminen, jonka yhteydessä maksukalenteri muodostetaan. Tämä luo työkalun tulevien maksujen ja kuittien seurantaan.

Kun analyytikkoluettelo on määritetty, muodostuu mekanismi maksukalenterin laatimiseksi ja suorittamiseksi. Kuitit ja maksut suunnitellaan asiakasosastojen esittämien pyyntöjen perusteella. Kun vahvistettujen rajojen noudattaminen on tarkistettu, ilmoitetut maksut sisällytetään maksukalenteriin. Kuitti- ja maksusummilla tasapainotettu maksukalenteri on perusta maksurekisterin laatimiselle ja siirtämiselle suoritettaviksi.

Viimeisessä vaiheessa Maksukalenterin toteuttaminen, sen valmistelu- ja toteuttamismekanismi on kirjattu säädösasiakirjoihin, jotka hyväksytään sisäisellä määräyksellä ja jotka ovat pakollisia yrityksen kaikkien osastojen ja työntekijöiden suoritettavaksi. Yrityksen maksujärjestelmän toiminnan säännöt määrittelevän sisäisen asiakirjan tulee sisältää tiedot maksuhakemusten käsittelymenettelystä, määräajoista, yhteensovittamisesta ja hyväksymisestä vastaavista henkilöistä, työntekijöiden tehtävistä ja valtuuksista sekä toimenpiteiden järjestyksestä. Useimmissa tapauksissa määräykset kuvaavat seuraavaa menettelyä maksukalenterin kanssa työskentelyssä (katso kuva).

Maksukalenterin käyttöönottoprosessin kaavio

Ihannetapauksessa maksukalenterin ylläpito organisaatiossa tulisi automatisoida. Tämä tehostaa taloudellisen tiedon vastaanottamista ja eliminoi inhimillisen tekijän negatiivisen vaikutuksen nykyisen talouden hallintaan.